10/06/2020

Trabajo de oficina en casa: explorando las realidades y percepciones en el escenario covid-19

A principios de marzo de 2020, el brote de Covid-19 fue declarado oficialmente como pandemia por la Organización Mundial de la Salud (OMS). Se estableció una nueva situación a nivel mundial. Los gobiernos decretaron que sólo debían funcionar los servicios esenciales. La política de aislamiento social exigía que las personas permanecieran en sus hogares con el menor desplazamiento externo posible.

Las empresas de todo el mundo han tenido que cerrar sus oficinas, fábricas y puntos de venta. El trabajo en oficinas remotas se convirtió en una realidad para la mayoría de los trabajadores. Para muchos de ellos, una transición abrupta y obligatoria.

A pesar de la velocidad y la escala del cambio, las empresas de todos los sectores han demostrado que se adaptan bien a este tipo de trabajo. HO ya formaba parte de las discusiones sobre el futuro del trabajo. Una tendencia que, aunque creciente, todavía no se ha generalizado en el Brasil. Ahora, es uno de los más avanzados, convirtiéndose en la agenda de las juntas de recursos humanos. Los que la han adoptado más tiempo, expresan ventajas vinculadas a la flexibilidad, la economía y la calidad de vida. Otros han podido ver sus beneficios en la práctica en este momento, incluso frente a la crisis. Por lo tanto, se cree que, para entender el camino del trabajo post-Covid-19, la práctica de HO constituye una buena lente.

La investigación

Dos semanas después del establecimiento del aislamiento social, profesores e investigadores de la Fundação Dom Cabral (FDC) realizaron una encuesta para aumentar la percepción de los trabajadores sobre el trabajo a distancia en HO. Su objetivo: comprender los impactos de la adopción de esta forma de trabajo en medio del escenario impuesto por la difusión del Covid-19.

En total, la encuesta obtuvo 636 respuestas válidas recogidas mediante una encuesta electrónica enviada a las bases de clientes de la empresa Grant Thornton y el Centro de Referencia de Estrategia (CRE-FDC). El período de recolección fue del 26 de marzo al 5 de abril de 2020. El cuestionario constaba de 14 preguntas alternadas entre preguntas cerradas y abiertas.

El perfil de los encuestados se caracteriza por su ubicación predominante en la región sudoriental del país (82%). En cuanto al grupo de edad, la mayoría (46%) se concentra en la generación Y (entre 29 y 39 años). Los encuestados también predominan en las grandes empresas (46,12%), y en las posiciones estratégicas y tácticas. El sector más representado en la encuesta fue el de los servicios (57%).

El lado positivo

Según los datos obtenidos, sólo el 4,96% de los encuestados dijeron que trabajaban en HO diariamente antes del 1 de enero, cuando aparecieron los primeros indicios de lo que ahora se caracteriza como una pandemia. Por lo tanto, para la mayoría de los encuestados, la experiencia de trabajar a distancia en HO fue una novedad. A pesar de las circunstancias específicas del momento que requieren el aislamiento social, los encuestados expresaron una percepción positiva de la HO en múltiples dimensiones.

Una de las cuestiones más destacadas fue la productividad, tanto en las preguntas cerradas como en las abiertas. Entre los encuestados, el 31,69% dijo que eran más productivos en el trabajo a distancia en HO que en la situación anterior. Además, el 37,97% no percibió una disminución de la productividad con la transición del formato de trabajo. Por el contrario, afirmaron mantener niveles similares a los obtenidos en la oficina con otros empleados.

Las causas de la percepción de aumento o mantenimiento de la productividad pueden estar relacionadas con los niveles de acuerdo con las siguientes afirmaciones: «mi organización tiene procedimientos y procesos que me ayudan a trabajar a distancia» (43,20% está totalmente de acuerdo); y «el espacio físico que dedico al trabajo me permite producir a distancia» (49,18% está totalmente de acuerdo).

Otras razones de la percepción favorable de la experiencia de HO fueron destacadas por los propios encuestados en la pregunta abierta. De las 188 personas que espontáneamente hicieron comentarios adicionales, el 46,8% expresó aspectos positivos. El primero de ellos es el ahorro de tiempo, energía y recursos en los desplazamientos diarios. Es importante recordar que este aspecto es validado por el acuerdo, en pregunta cerrada, con la declaración «Estoy feliz de evitar el desplazamiento diario al lugar de trabajo» (54,71% está totalmente de acuerdo). A continuación, algunos extractos de las respuestas ilustran la importancia de esta pregunta.

«Mi desgaste físico ha disminuido drásticamente debido a la perturbación del desplazamiento del hogar y el lugar de trabajo».
«Creo que la ganancia de tiempo, en promedio dos horas al día, vale la pena. Esto sin mencionar los ahorros para la empresa, ya que hay una reducción significativa de los costos de operación».
«La experiencia es muy buena, ya que me lleva 3 horas llegar al trabajo todos los días. Estoy mucho más descansado, puedo desarrollar mis actividades con más disposición y eficiencia, porque no necesito levantarme a las 3:40 de la mañana para ir a trabajar. No hay personas que soliciten apoyo en todo momento, puedo dar este apoyo a través de las redes en mi tiempo, no retrasando mis actividades. Sería genial si pudiéramos hacer la oficina en casa al menos una vez a la semana».
«Tengo más concentración, menos interferencias y más horas de trabajo porque no tengo que moverme de casa o incluso de la oficina a las reuniones»
La sensación de mejora de la calidad de vida también se destaca entre los encuestados y se origina no sólo en la cuestión del desplazamiento, sino en la percepción de que el entorno del hogar es diferente del de la oficina. Aunque el contexto de la pandemia requiere que todos estén en casa al mismo tiempo, los encuestados mantuvieron un registro positivo. Algunos lo expresaron de la siguiente manera:

«Estoy aprovechando el enfoque de mi hija de un año. Estoy participando intensamente en su desarrollo. Puedo planear mi tiempo. Y mi trabajo paga más porque no tengo que seguir prestando atención a las conversaciones paralelas de los compañeros de trabajo».
«Encuentro menos estresante trabajar en casa. Puedo fluir en mis actividades incluso más rápido que cuando estoy en un ambiente tenso».
«El ambiente familiar nos permite tener un día maravilloso en el trabajo! En la oficina de la casa podemos tomar café juntos, almorzar. Cosas que cuando estás en la oficina no puedes. Y esos momentos nos hacen más felices»
«Creo que he estado trabajando más que la empresa, pero la comodidad de trabajar más a gusto no se compara con el trabajo formal»
Sin embargo, se necesita un contrapunto en lo que respecta a la cuestión del equilibrio entre el hogar y el trabajo. Aunque ante la afirmación «Tengo un buen equilibrio entre la vida laboral y la vida privada», con la que el 31,09% de los encuestados estuvieron totalmente de acuerdo -y esto se refleja en las respuestas abiertas a esta pregunta- hay que considerar que el 42,15% estuvo parcialmente de acuerdo. Por eso hay advertencias en las demostraciones de respuesta abierta que merecen atención.

Las circunstancias actuales hacen que este equilibrio, ya complejo en tiempos normales, sea aún más delicado. Existen las dificultades inherentes a la adaptación a este momento particular en que otros miembros de la familia, especialmente los niños, están también en casa todo el tiempo y exigen atención con respecto a los estudios en línea. Además, hay que tener en cuenta que quienes se encuentran en esta situación no cuentan con el apoyo de sus ayudantes (jornaleros, niñeras, etc.), ya que es necesario que también completen la cuarentena. Por lo tanto, esto da lugar a una acumulación de actividades (trabajo y hogar) y a dificultades para establecer la rutina. Según los encuestados, el trabajo a distancia en HO es una modalidad beneficiosa, pero en la situación actual tiene un costo de adaptación para el que muchos no estaban preparados. Los siguientes extractos de las respuestas ilustran este punto.

«El trabajo remoto en tiempos de aislamiento de Covid-19 no puede medirse como lo haría en tiempos normales, porque tenemos niños en casa, falta de apoyo de los jornaleros, etc. Por muy regresivos que sean los profesionales, deben coordinar estas tareas».
«Vivimos un momento atípico, pero en condiciones normales de temperatura y presión, el trabajo a distancia unas cuantas veces a la semana es saludable, fomenta la autonomía, la autogestión, mejora la creatividad y la satisfacción de los empleados».
«La situación que evalué con respecto a las actividades e interrupciones se refiere al período actual. Antes del coronavirus, ya estaba en la oficina de casa y la productividad era mayor que en la oficina».
«Para las madres, el trabajo a distancia causa una excesiva fatiga, y a veces nos vemos obligados a realizar las tareas de la casa y los niños. La hora del almuerzo se ha ido. Tengo la percepción de que mis compañeros y gerentes que no tienen hijos, perciben mi desempeño peor que el trabajo cara a cara».

Los miedos

Cuando se les preguntó si tenían la intención de proponer a sus directivos la continuidad del trabajo a distancia en HO después de la relajación del aislamiento, el 54,11% de los encuestados dijeron que sí. Sin embargo, el 13,9% optó por «tal vez, porque todavía tengo dudas o miedos». A continuación, se invitó a esos encuestados a expresar sus preocupaciones en una respuesta abierta. El siguiente cuadro muestra las principales categorías de respuesta, con la mayor cantidad de puntos: 1. la percepción de resistencia por parte de los gerentes, la cultura corporativa y el ambiente de trabajo; 2. el anhelo de la posibilidad de alternar el trabajo en el HO y en la oficina; 3. los desafíos en cuanto a la concentración y el compromiso en el HO.

Gráfico: declaraciones, dudas y temores

Fuente: autores de la investigación (P7)

Número de respuestas: 669

Los temas del cuadro exploran estas aparentes divergencias y ofrecen pistas sobre lo que se esconde detrás de las preocupaciones señaladas anteriormente. La indicación mayoritaria del ítem «Me preocupa cómo me evaluarán mis gerentes/líderes en mi trabajo a distancia» sugiere la necesidad de adaptación, y el establecimiento de criterios claros para evaluar el trabajo realizado en la modalidad de HO, de manera que se puedan construir nuevos patrones de relaciones de confianza. Además, aunque hay un acuerdo total del 36,47% con la afirmación «mi gerente/líder es eficaz para ayudarme a hacer frente al trabajo a distancia», hay indicios de que existen oportunidades para que las empresas presten apoyo para una mejor ejecución del trabajo de los HO. Estos puntos, además de explicar parte del temor sobre la categoría de «resistencia del gerente», también forman parte de los «desafíos de concentración y compromiso» en términos de visibilidad y evaluación del desempeño del trabajo en HO.

La categoría «flexibilidad entre el HO y la oficina» es una perspectiva futura que se refiere al acuerdo mayoritario (total y parcial) sobre los puntos «echo de menos interactuar en persona con mis colegas en el trabajo» y «mi trabajo requiere que esté en constante comunicación con mis colegas». Por lo tanto, además de la sensación de falta de contacto cara a cara, especialmente en la situación actual, hay actividades cuya naturaleza requiere una interacción, aunque sea parcial.

Los resultados de la investigación llaman la atención sobre algunos aspectos que sirven de reflexión y alerta para el desarrollo de la práctica de la HO en el escenario post-Covid-19.

La continuidad de HO

El primero de ellos se refiere al deseo de los encuestados de que haya continuidad en el HO, bajo ciertas condiciones. Ciertamente, se ha roto un paradigma. Muchas empresas que no consideraban o todavía tenían miedo de adoptar el HO, tenían que hacerlo de todos modos. La migración impuesta trajo consigo desafíos y aprendizaje.

En otra encuesta, la FDC señaló que en todos los sectores la mayoría de las empresas esperan que las nuevas prácticas de HO permanezcan después de la crisis. Empresas como Twitter y XP anunciaron recientemente su intención de adoptar HO permanentemente. Aunque, como se destacó en la encuesta, esta modalidad no se aplica a todo tipo de tareas, se puede observar que la experiencia de los encuestados requiere una decisión compartida y no una imposición. Existen riesgos al adoptar el contrapunto de la adopción permanente sin entender que los empleados quieren participar en la decisión de flexibilidad. Y esto se refiere no sólo a la frecuencia, sino también al uso de los espacios para el trabajo a distancia, ya que no necesariamente tiene que hacerse en HO.

El equilibrio entre la vida personal y profesional

En segundo lugar, a pesar de las percepciones positivas sobre la experiencia, es válida la advertencia de que la evaluación del HO en las condiciones actuales puede distorsionar su potencial. Estamos en un momento de agotamiento cognitivo y emocional que no puede ser ignorado e influye en el equilibrio entre la vida personal y profesional.

Las empresas deberían considerar las oportunidades de aprendizaje de cómo ceder o absorber un poco de control, respetando y preservando la calidad de vida de los empleados. Es importante llegar a acuerdos y establecer mecanismos que tengan la confianza como paradigma y que midan el rendimiento más a partir de las entregas y menos a partir del control del tiempo. Así es como a Netflix, por ejemplo, le gusta definir su cultura: «libertad y responsabilidad», según Patty Mccord, ex-VP de la compañía. Cualquier práctica de gestión de personas que surja de este escenario debería basarse en el hecho de que tendremos que restablecer los límites entre la vida personal y el trabajo, especialmente en lo que respecta a la gestión del tiempo, la comunicación y las demandas.

Seguridad en el trabajo a distancia

Los datos indicaron que en el momento en que se realizó la encuesta, los encuestados mostraron confianza en la tecnología para el trabajo en HO. Sin embargo, el aspecto de la seguridad no era todavía motivo de preocupación. Sin embargo, el tiempo nos ha demostrado que las empresas no pueden dejar de proporcionar mecanismos e instrucciones adecuadas para garantizar el acceso sin comprometer la privacidad y la confidencialidad de su información. A medida que el contexto de la crisis continúe, el repertorio de experiencias, aprendizaje y nuevos caminos requerirá un análisis cuidadoso y una aplicación participativa.

Fabian Salum es profesor de la Fundação Dom Cabral en las áreas de Estrategia e Innovación. Coordinador del Centro de Referencia de Estrategia de la Fundación Dom Cabral. Doctorado en Administración de la Pontificia Universidad Católica de Minas Gerais y del INSEAD, Francia. Ha trabajado durante más de 22 años como ejecutivo de una multinacional, fundador de una empresa emergente, empresario, consultor y con una sólida experiencia internacional.

Karina Coleta es profesora invitada en la Fundação Dom Cabral en las áreas de Estrategia y Modelos de Negocio. También es investigadora del Centro de Referencia en Estrategia de la FDC. Tiene un doctorado en administración de la Pontificia Universidad Católica de Minas Gerais.

Paul Ferreira es profesor de Liderazgo y Estrategia y director del Centro de Liderazgo de la Fundación Dom Cabral. Con un MBA y un doctorado de la Universidad de Ginebra, Suiza, se ha desempeñado en varios puestos como CEO, fundadora de empresas, gerente senior y consultora, así como en varios países acumulando una sólida experiencia internacional y corporativa.

 

Autor: Fabian Salum, Karina Coleta e Paul Ferreira FONTE: Harvard Business Review Brasil